اولین سؤالی که تقریباً هر مشتری پشت تلفن میپرسد این است: «یک غرفه ۴۰ متری چقدر درمیآید؟» جواب صادقانه این است که از روی متراژ تنها نمیشود قیمت داد. دو غرفه هماندازه در یک سالن ممکن است چند برابر با هم فرق داشته باشند. در این یادداشت توضیح میدهیم پول دقیقاً کجا خرج میشود تا وقتی پیشفاکتور میگیرید، بدانید دارید چه چیزی را با چه چیزی مقایسه میکنید.
متراژ و نوع غرفه
متراژ مهم است، ولی نه به تنهایی. نوع غرفه هم به همان اندازه روی هزینه اثر دارد. غرفه یکبر فقط یک ضلع رو به راهرو دارد و سه طرفش دیوار است. غرفه جزیرهای از هر چهار طرف دیده میشود و هیچ دیوار آمادهای ندارد که گرافیک رویش بنشیند؛ پس هر چهار نما باید طراحی و ساخته شود. به همین دلیل یک جزیره ۱۰۰ متری معمولاً خیلی بیشتر از دو غرفه ۵۰ متری یکبر هزینه دارد.
ارتفاع هم پای ثابت ماجراست. هرچه سازه بلندتر باشد، مصالح بیشتر، اسکلت محکمتر و روز نصب طولانیتر میشود. اگر غرفه دوطبقه بخواهید، مثل غرفه ۱۱۰ متری که برای وادی استیل در متافو ساختیم و بخش VIP آن بالا بود، محاسبات سازه و مجوز برگزارکننده هم به کار اضافه میشود.
ساخت اختصاصی یا ماژولار
غرفه اختصاصی برای همان نمایشگاه ساخته میشود و بعد از رویداد معمولاً بخش زیادی از آن قابل استفاده دوباره نیست. غرفه ماژولار از قطعاتی ساخته میشود که میشود دوباره سر هم کرد و در اندازههای دیگر هم به کار برد. هزینه ساخت ماژولار در بار اول کم نیست، ولی اگر سالی سه چهار نمایشگاه میروید، از بار دوم به بعد فقط هزینه گرافیک، حمل و نصب را میدهید.
یک راه میانه هم هست که زیاد پیشنهادش میکنیم: اسکلت و دیوارها ماژولار، و یکی دو عنصر شاخص اختصاصی. مثلاً یک دیوار لوگو یا یک کانتر خاص که هر بار عوض میشود.
مصالح و جزئیات
بیشترین اختلاف قیمت بین دو پیشنهاد معمولاً از همینجا میآید، و کمتر کسی دقیقش را در پیشفاکتور مینویسد. چند نمونه:
- کف: موکت ساده با کفسازی سکودار و پارکت یا کفپوش خاص قیمت متفاوتی دارد.
- دیوار: رنگ روی امدیاف یک چیز است، ترکه چوبی، کامپوزیت یا شیشه چیز دیگر.
- نور: چند پروژکتور معمولی با نور خطی، لایتباکس و نورپردازی سقف قابل مقایسه نیست.
- مبلمان: کرایهای یا ساخت؛ اتاق جلسه شیشهای یا یک میز ساده.
- نمایشگر: یک تلویزیون روی دیوار با یک دیوار LED بزرگ هزینه کاملاً متفاوتی دارد.
توصیه ما این است که از هر غرفهسازی بخواهید مصالح اصلی را در پیشفاکتور بنویسد. وقتی دو قیمت خیلی با هم فرق دارند، تقریباً همیشه جوابش در همین سطرهاست.
گرافیک و چاپ
گرافیک را خیلیها دست کم میگیرند. چاپ روی پارچه با لایتباکس، استیکر روی دیوار و حروف برجسته فلزی هر کدام قیمت خودشان را دارند. اگر فایلهای طراحی آماده و درست نباشد، زمان طراحی هم به هزینه اضافه میشود. هرچه زودتر فایلهای لوگو و عکس محصولات را بدهید، هم کار ارزانتر درمیآید هم اشتباه چاپی کمتر میشود.
حمل، نصب و محل نمایشگاه
یک غرفه یکسان در تهران، کیش و استانبول سه قیمت متفاوت دارد. برای کیش همهچیز باید زودتر ساخته شود و با کشتی یا هواپیما برسد. در شهر آفتاب مسیر طولانیتر است و زمانبندی بارگیری اهمیت بیشتری دارد. برای نمایشگاههای خارج از ایران، حمل بینالمللی، گمرک و اقامت تیم نصب هم اضافه میشود.
روزهای نصب و برچیدن هم مهماند. بعضی نمایشگاهها زمان نصب کوتاهی میدهند؛ یعنی نیروی بیشتر در زمان کمتر، که روی قیمت اثر دارد.
زمان
این یکی را کمتر کسی جزو هزینه حساب میکند. وقتی طرح دو هفته مانده به نمایشگاه نهایی میشود، کارگاه باید شبکاری کند، مصالح را از هر جا که شد با هر قیمتی بخرد و چاپ فوری سفارش بدهد. همان غرفه اگر چهار تا شش هفته زودتر نهایی شود، معمولاً ارزانتر و تمیزتر ساخته میشود. در تقویم نمایشگاهها برای هر نمایشگاه یک برنامه زمانی پیشنهادی گذاشتهایم که نشان میدهد تا کی باید طرح را تأیید کنید.
برای گرفتن قیمت دقیق چه بفرستید
اگر این چند مورد را داشته باشیم، میتوانیم قیمت واقعی بدهیم نه یک عدد تقریبی:
- اسم نمایشگاه و محل برگزاری
- متراژ و اینکه غرفه چند ضلع باز دارد
- تعداد محصولی که باید نمایش داده شود و اینکه اتاق جلسه لازم است یا نه
- یکی دو عکس از غرفههایی که پسندیدهاید
- بودجه تقریبی، حتی اگر یک بازه باشد
بودجه را گفتن معمولاً به نفع خودتان است. به جای اینکه طرحی بدهیم و بعد مجبور شویم نصفش را حذف کنیم، از اول چیزی طراحی میکنیم که در همان بودجه بهترین نتیجه را بدهد. نمونه غرفههایی که ساختهایم را هم در نمونهکارها میتوانید ببینید.