روز آخر نمایشگاه معمولاً این‌طور تمام می‌شود. یک جعبه کارت ویزیت، چند برگ یادداشت با خط‌های مختلف، کلی پیام در واتس‌اپ و تیمی خسته که می‌خواهد زودتر برگردد سر کار عادی. دو هفته بعد کسی یادش نیست صاحب کدام کارت دنبال چه بود و تلفن‌ها کم‌کم فراموش می‌شود.
هزینه‌ی غرفه، حمل، اقامت و وقت تیم را برای همین چند روز داده‌اید. اگر پیگیری درست انجام نشود، بخش بزرگی از این هزینه بی‌نتیجه می‌ماند. خبر خوب این است که پیگیری خوب ابزار گران نمی‌خواهد. یک روال ساده و یک نفر مسئول کافی است.
کار از داخل غرفه شروع می‌شود
پیگیری خوب به اطلاعاتی بستگی دارد که در خود غرفه ثبت می‌کنید. کارت ویزیت به‌تنهایی فقط اسم و شماره است. چیزی که بعداً به کارتان می‌آید این است که طرف چه خواست و شما قول دادید چه چیزی برایش بفرستید.
ما به مشتری‌هایمان پیشنهاد می‌کنیم پشت هر کارت، همان لحظه، سه چیز را بنویسند:
- محصول یا خدمتی که درباره‌اش پرسید
- قولی که دادید، مثلاً «لیست قیمت تا شنبه» یا «نمونه‌ی رنگ»
- یک حرف برای اهمیت: «الف» برای خریدار جدی، «ب» برای علاقه‌مند و «ج» برای کسی که فقط سر زد
اگر غرفه شلوغ است، یک فرم کاغذی کوچک یا یک فرم ساده روی تبلت از حافظه‌ی آدم‌ها مطمئن‌تر است. در طراحی غرفه هم جای نوشتن را فراموش نکنید. یک پیشخوان کوچک با کشویی برای کارت‌ها کار را خیلی مرتب‌تر می‌کند.
شب اول، نه هفته‌ی بعد
هر شب بعد از بسته شدن نمایشگاه، نیم ساعت برای مرتب کردن کارت‌های همان روز بگذارید. اسم، شرکت، شهر، شماره، محصول و درجه را در یک جدول ساده وارد کنید. اکسل یا گوگل‌شیت کافی است. اگر این کار بماند برای بعد از نمایشگاه، با یک جعبه کارت و یادداشت‌هایی روبه‌رو می‌شوید که خودتان هم سر در نمی‌آورید.
برای «الف»ها همان شب یک پیام کوتاه در واتس‌اپ بفرستید. اسمش را بنویسید، یادآوری کنید درباره‌ی چه حرف زدید و بگویید کی چیزی را که قول داده‌اید می‌فرستید. لازم نیست همان شب کاتالوگ بفرستید. همین که بداند فراموشش نکرده‌اید، کافی است.
اگر تیم چند نفره است، هر کس کارت‌های خودش را جدا نگه ندارد. همه‌چیز باید در یک جدول برود. وگرنه یک مشتری از دو نفر پیام می‌گیرد و یکی دیگر از هیچ‌کس. کارت‌های اصلی را هم بعد از وارد کردن دور نیندازید و در یک پاکت با نام نمایشگاه نگه دارید.
پیام اول را شخصی بنویسید
اشتباه رایج این است که یک متن کلی و یک فایل PDF برای همه فرستاده شود. کسی که سه روز در نمایشگاه گشته، پیام‌های شبیه به هم زیاد گرفته است. پیامی خوانده می‌شود که به گفت‌وگوی خود او اشاره کند. مثلاً چیزی شبیه این:
سلام آقای مهندس، در غرفه‌ی ما درباره‌ی پنل ساندویچی برای سوله‌ی انبار صحبت کردیم. لیست قیمت دو ضخامتی که پرسیدید پیوست است. اگر نقشه‌ی سوله را بفرستید، تا پنجشنبه برآورد متراژ را هم آماده می‌کنیم.
این پیام سه کار می‌کند. یادش می‌اندازد شما که هستید، چیزی را که قول داده بودید تحویل می‌دهد و قدم بعدی را روشن می‌کند. برای خریدارهای خارجی همین پیام را به زبان خودشان بنویسید. یک پیام کوتاه انگلیسی یا ترکی که درست نوشته شده باشد، از یک متن بلند ترجمه‌ی ماشینی خیلی بهتر است.
برنامه‌ی سه‌مرحله‌ای پیگیری
- تا ۴۸ ساعت بعد از نمایشگاه: پیام شخصی برای همه‌ی «الف»ها و «ب»ها، همراه چیزی که قول داده بودید.
- یک هفته بعد: برای کسانی که جواب نداده‌اند یک پیام کوتاه دیگر، این بار با چیزی تازه. عکس یک پروژه‌ی مشابه، یک نمونه یا یک سؤال مشخص درباره‌ی نیازشان.
- سه تا چهار هفته بعد: تماس تلفنی با «الف»ها. در خریدهای صنعتی تصمیم معمولاً بعد از جلسه‌های داخلی شرکت خریدار گرفته می‌شود و یک تماس در این فاصله یادشان می‌اندازد که شما هم در فهرست هستید.
«ج»ها را به فهرست خبرنامه یا کانال شرکت اضافه کنید و وقت تیم فروش را صرفشان نکنید. بعضی از آن‌ها شاید سال بعد مشتری شوند، ولی الان اولویت نیستند.
یک نفر مسئول و یک جدول
وقتی پیگیری کار همه باشد، در عمل کار هیچ‌کس نیست. پیش از نمایشگاه یک نفر را مسئول جدول مشتری‌ها کنید. لازم نیست همه‌ی تماس‌ها را خودش بگیرد. کارش این است که هر ردیف صاحب داشته باشد و ستون «قدم بعدی» هیچ‌وقت خالی نماند.
ستون‌هایی که ما پیشنهاد می‌کنیم این‌هاست: نام، شرکت، شهر یا کشور، محصول، درجه، قولی که داده شده، تاریخ آخرین تماس، قدم بعدی و نام مسئول. اگر شرکت شما CRM دارد، همین ستون‌ها را آن‌جا بسازید. اگر ندارد، برای شروع همین جدول کافی است.
یک ماه بعد از نمایشگاه هم جدول را با تیم مرور کنید. چند «الف» به جلسه یا پیش‌فاکتور رسیده‌اند و کدام محصول بیشتر سؤال داشته است. این عددها را برای تصمیم نمایشگاه بعدی نگه دارید. متراژ غرفه و محصولاتی که نمایش می‌دهید باید از همین تجربه بیاید.
سایت هم بخشی از پیگیری است
خیلی از کسانی که کارت شما را برده‌اند، پیش از جواب دادن سری به سایتتان می‌زنند. اگر سایت قدیمی باشد، محصولی که در غرفه دیدند در آن نباشد یا فقط به یک زبان باشد، اعتمادی که در غرفه ساختید کم می‌شود.
یک صفحه‌ی ساده برای همان نمایشگاه، با محصولاتی که نمایش دادید و یک فرم درخواست قیمت، پیگیری را راحت‌تر می‌کند. لینک همین صفحه را در پیام اول بگذارید. ما کنار ساخت غرفه، سایت و صفحه‌ی فرود هم می‌سازیم و جزئیاتش در صفحه‌ی خدمات آمده است.
اگر خریدار خارجی دارید، به سایت چندزبانه هم فکر کنید. خریدار ترک یا عرب ترجیح می‌دهد مشخصات محصول را به زبان خودش بخواند و فرم درخواست قیمت را بدون ترجمه پر کند.
قدم بعدی
اگر نمایشگاه بعدی‌تان در راه است، همین هفته جدول را بسازید و ستون‌ها و درجه‌بندی را با تیم مرور کنید. برنامه‌ی کامل آماده شدن را در برنامه‌ی ۱۲ هفته‌ای آماده شدن برای نمایشگاه نوشته‌ایم و تاریخ نمایشگاه‌های پیش رو را در تقویم نمایشگاه‌ها پیدا می‌کنید.