بیشتر غرفههایی که روز افتتاح نیمهکارهاند، مشکلشان ساخت نبوده. مشکل از هشت ده هفته قبل شروع شده؛ از جایی که کسی تصمیم نگرفت، فایلی دیر رسید یا نقشهای برای برگزارکننده فرستاده نشد. این برنامهای است که خودمان با مشتریها جلو میبریم. برای غرفهای حدود ۵۰ تا ۱۰۰ متر نوشته شده؛ اگر غرفه بزرگتر یا دوطبقه است، دو سه هفته به اولش اضافه کنید.
۱۲ تا ۱۰ هفته قبل: تصمیمهای اصلی
اول معلوم کنید چرا به این نمایشگاه میروید. فروش مستقیم؟ پیدا کردن نماینده؟ دیدار با مشتریهای فعلی؟ جواب این سؤال شکل غرفه را عوض میکند. غرفهای که قرار است جلسههای طولانی در آن برگزار شود، با غرفهای که باید محصول را به رهگذرها نشان بدهد فرق دارد.
در همین هفتهها متراژ و جای غرفه را از برگزارکننده بگیرید. جای خوب زود پر میشود و نبش یا جزیره بودن غرفه، کل طراحی را تغییر میدهد. بودجه تقریبی را هم همین حالا مشخص کنید.
۹ تا ۷ هفته قبل: طراحی
بریف را به غرفهساز بدهید: متراژ، ضلعهای باز، تعداد محصول، اتاق جلسه، انبار کوچک، جای پذیرایی. عکس غرفههایی را که دوست دارید هم بفرستید؛ خیلی بیشتر از توضیح کمک میکند. معمولاً طرح اول ظرف یک تا دو هفته آماده میشود و بعد یکی دو دور اصلاح.
کتابچه فنی برگزارکننده را همین حالا بخوانید یا بدهید غرفهساز بخواند. محدودیت ارتفاع، آویز از سقف، ظرفیت برق و مهلت تحویل نقشهها در هر سالن فرق دارد.
۶ تا ۴ هفته قبل: تأیید و شروع ساخت
طرح باید در این بازه نهایی شود. هر تغییری بعد از شروع ساخت یعنی هزینه اضافه و خطر دیر رسیدن. نقشههای فنی را برای برگزارکننده بفرستید و سفارش برق، اینترنت و آب را اگر لازم است ثبت کنید.
کار سایت را هم همین حالا شروع کنید. اگر قرار است در غرفه QR کد بگذارید یا یک صفحه مخصوص نمایشگاه داشته باشید، باید قبل از چاپ گرافیکها آماده باشد تا آدرسش روی دیوار برود.
۳ تا ۲ هفته قبل: گرافیک و جزئیات
فایلهای نهایی گرافیک برای چاپ میرود. متنها را یک نفر بیرون از تیم بخواند؛ غلط تایپی روی دیوار سه متری به چشم همه میآید. کاتالوگ، کارت ویزیت و هدیههای تبلیغاتی را سفارش بدهید. برنامه حضور کارکنان در غرفه را بنویسید و مشخص کنید چه کسی مسئول جمع کردن اطلاعات بازدیدکنندههاست.
هفته آخر: نصب
غرفه معمولاً یکی دو روز قبل از افتتاح نصب میشود. خوب است یک نفر از طرف شما روز آخر نصب در سالن باشد تا اگر چیزی باید جابهجا شود، همانجا تصمیم بگیرد. محصولات نمایشی را جدا بستهبندی کنید و روی جعبهها بنویسید در کدام قسمت غرفه میروند.
بعد از نمایشگاه
اطلاعاتی که در غرفه جمع کردهاید، اگر ظرف یک هفته پیگیری نشود، تقریباً بیفایده میشود. قبل از رفتن به نمایشگاه تصمیم بگیرید چه کسی و چطور با آنها تماس میگیرد.
برای هر نمایشگاه در تقویم نمایشگاهها یک صفحه جدا ساختهایم که همین برنامه را با تاریخهای واقعی همان نمایشگاه نشان میدهد؛ یعنی میبینید طرح تا چه روزی باید تأیید شود و نصب کی است. اگر نمیدانید غرفه چه شکلی باید باشد، صفحه خدمات انواع غرفه را توضیح داده.