Fuarın son günü çoğu zaman aynı şekilde biter. Bir kutu kartvizit, farklı el yazılarıyla birkaç sayfa not, WhatsApp’ta uzun bir mesaj listesi ve bir an önce normal işine dönmek isteyen yorgun bir ekip. İki hafta sonra kimin ne istediğini kimse hatırlamaz ve aramalar yavaş yavaş unutulur.
Stant, nakliye, otel ve ekibin günlerce süren emeği için para ödediniz. Takip zayıf kalırsa bu harcamanın büyük kısmı boşa gider. İyi haber şu ki düzgün bir takip için pahalı bir yazılıma gerek yok. Basit bir düzen ve işin başında tek bir kişi yeterli.
Takip standda başlar
İyi bir takip, fuar sırasında not aldıklarınıza bağlıdır. Kartvizit tek başına bir isim ve bir numaradır. Sonradan işinize yarayacak olan, ziyaretçinin ne sorduğu ve sizin ona ne göndermeye söz verdiğinizdir.
Müşterilerimize her kartvizitin arkasına, o anda, üç şey yazmalarını öneriyoruz:
- sorduğu ürün ya da hizmet
- verdiğiniz söz, örneğin “cumartesiye kadar fiyat listesi” ya da “renk numunesi”
- öncelik için bir harf: ciddi alıcıya A, ilgilenene B, sadece bakıp geçene C
Stant kalabalıksa küçük bir kâğıt form ya da tablette basit bir form, kimsenin hafızasından daha güvenilirdir. Bunu stant tasarımında da düşünün. Kartvizitler için çekmecesi olan küçük bir tezgâh işi çok daha düzenli hale getirir.
Aynı akşam düzenleyin
Her akşam salonlar kapandıktan sonra o günün kartlarına yarım saat ayırın. Ad, firma, şehir, numara, ürün ve önceliği basit bir tabloya girin. Excel ya da Google E-Tablolar yeter. Bunu fuar sonrasına bırakırsanız elinizde bir kutu kart ve sizin bile okuyamadığınız notlar kalır.
A grubundaki kişilere aynı gece WhatsApp’tan kısa bir mesaj atın. Adıyla hitap edin, ne konuştuğunuzu hatırlatın ve söz verdiğiniz şeyi ne zaman göndereceğinizi yazın. Kataloğu hemen göndermeniz gerekmiyor. Onu unutmadığınızı bilmesi şimdilik yeterli.
Ekip birkaç kişiyse herkes kendi kartlarını ayrı tutmasın. Her şey tek bir tabloya girsin. Yoksa bir müşteriye iki kişiden mesaj gider, bir başkasına hiç kimseden. Kartların asıllarını da tabloya girdikten sonra atmayın, üzerinde fuarın adı yazan bir zarfta saklayın.
İlk mesaj kişisel olsun
En sık yapılan hata, herkese aynı genel metni ve bir PDF kataloğu göndermektir. Üç gün fuar gezen bir alıcı bunlardan zaten çok alır. Okunan mesaj, kendi görüşmesine atıf yapan mesajdır. Örneğin şöyle bir şey:
Merhaba Ahmet Bey, standımızda deponuz için sandviç panelleri konuşmuştuk. Sorduğunuz iki kalınlığın fiyat listesi ekte. Bina planını gönderirseniz perşembeye kadar metraj tahminini de hazırlarız.
Bu mesaj üç iş görür. Kim olduğunuzu hatırlatır, söz verdiğinizi teslim eder ve bir sonraki adımı belirler. Yabancı alıcılara mümkünse kendi dillerinde yazın. Doğru yazılmış kısa bir İngilizce ya da Arapça mesaj, uzun bir makine çevirisinden çok daha iyi sonuç verir.
Üç adımlı takip planı
- Fuarın bitiminden sonraki 48 saat içinde: tüm A ve B grubuna, söz verdiğiniz şeyle birlikte kişisel bir mesaj.
- Bir hafta sonra: cevap vermeyenlere kısa bir ikinci mesaj, bu kez yeni bir şeyle. Benzer bir projenin fotoğrafı, bir numune ya da ihtiyaçlarıyla ilgili net bir soru.
- Üç dört hafta sonra: A grubunu telefonla arayın. Sanayi alımlarında karar çoğunlukla alıcı firmanın iç toplantılarından sonra verilir ve bu dönemde yapılan bir arama, listede sizin de olduğunuzu hatırlatır.
C grubunu bülten listenize ya da firma kanalınıza ekleyin, satış ekibinin vaktini onlara harcamayın. İçlerinden bazıları belki seneye müşteri olur, ama şu an öncelik değiller.
Tek sorumlu, tek tablo
Takip herkesin işi olunca, aslında kimsenin işi olmaz. Fuardan önce tek bir kişiyi müşteri tablosundan sorumlu tutun. Bütün aramaları onun yapması gerekmiyor. Görevi, her satırın bir sahibi olmasını ve “sonraki adım” sütununun hiç boş kalmamasını sağlamak.
Önerdiğimiz sütunlar şunlar: ad, firma, şehir ya da ülke, ürün, öncelik, verilen söz, son görüşme tarihi, sonraki adım ve sorumlu kişi. Firmanızda bir CRM varsa aynı alanları orada açın. Yoksa başlangıç için bir tablo gayet yeterli.
Fuardan bir ay sonra tabloyu ekiple birlikte gözden geçirin. Kaç A görüşmeye ya da teklife dönüştü, en çok soru hangi ürüne geldi? Bu cevapları bir sonraki fuar için saklayın. Stant ölçüsü ve sergileyeceğiniz ürünler tam da bu değerlendirmeden çıkmalı.
Web siteniz de takibin parçası
Kartvizitinizi alanların çoğu, cevap vermeden önce sitenize bakar. Site eskiyse, standda gördükleri ürün sitede yoksa ya da site tek dildeyse, fuarda kazandığınız güvenin bir kısmı kaybolur.
O fuar için hazırlanmış, sergilediğiniz ürünleri ve bir teklif formunu içeren basit bir sayfa, takibi kolaylaştırır. Bu sayfanın linkini ilk mesajınıza ekleyin. Stantların yanında web sitesi ve açılış sayfası da yapıyoruz, ayrıntılar hizmetler sayfamızda.
Sonraki adım
Yaklaşan bir fuarınız varsa tabloyu bu hafta hazırlayın, sütunları ve öncelik harflerini ekiple netleştirin. Hazırlığın geri kalanı için 12 haftalık fuar hazırlık planımıza, yaklaşan tarihler için fuar takvimine bakabilirsiniz.